De afgelopen weken heb ik meerdere gesprekken gevoerd met intermediairs en potentiële opdrachtgevers. Kennis van AFAS is hot op dit moment. Tijdens deze gesprekken komt naar voren dat implementatie- c.q. optimalisatietrajecten behoorlijk worden onderschat. Directies en managers van ondernemingen willen veranderingen binnen hun onderneming. Ze willen verregaande automatisering van de administratieve processen maar onderschatten de impact van een dergelijke verandering. Een ERP pakket binnenhalen heeft niet alleen invloed op de financiële administratie of een HRM afdeling maar raakt de hele organisatie.

Een implementatietraject is een prachtig moment om eens kritisch naar de huidige administratieve processen te kijken of de vervuiling in de huidige systemen op te schonen. Alles wat je in deze fase oppakt hoef je niet meer in de optimalisatie fase uit te voeren. Maar hier gaat het vaak al mis. Medewerkers moeten vaak naast hun dagelijkse werkzaamheden de implementatie van het nieuwe systeem er maar even bij doen. Tijdgebrek en onvoldoende kennis van het nieuwe systeem dragen er aan bij dat de tijdsdruk tijdens het implementatietraject toeneemt en in sommige gevallen zulke vormen aanneemt dat medewerkers uitvallen. Ook niet iedere medewerker is geschikt om dit soort trajecten tot een succes te maken.

Als de voorbereiding en de implementatie niet goed wordt uitgevoerd veroorzaakt dit aan de achterzijde extra werk, dus extra kosten. Ik zeg dan ook altijd dat mijn kosten tijdens een implementatie, na de implementatie dubbel worden terugverdient. Een niet goed uitgevoerde implementatie kom ik helaas te vaak tegen. Het gevolg hiervan is dat er eerst orde op zaken moet worden gesteld alvorens er een optimalisatietraject kan worden gestart. Het gebeurt dan ook regelmatig dat er na de implementatiefase geen optimalisatiefase meer volgt omdat de herstel werkzaamheden, welke voortvloeien uit de implementatiefase, het hele budget hebben opgesoupeerd. Dit is zonde, want juist de meerwaarde van een ERP pakket is namelijk dat het meer administratieve automatisering met zich meeneemt.

Dus mocht u overwegen om de ERP software van AFAS in huis te halen schakel dan zo vroeg mogelijk met een externe partij om uw traject te laten begeleiden. De adviezen en ondersteuning die deze externe kan leveren bieden u financieel en implementatie technisch een groot voordeel op. Mocht ik u interesse hebben gewekt laat dan een berichtje achter.