Eindelijk de zomervakantie is weer begonnen. Genieten van een welverdiende vakantie. Heerlijk. Mijn vakantie begint pas in september. Ik ga pas als iedereen weer aan de slag is. Heb ik deze periode eens even tijd om even terug te kijken op een periode van twee jaar ondernemer zijn. Ik kan zeggen dat ik de afgelopen twee jaar veel gezien en geleerd heb. Een mooie periode. Tot op heden heb ik nog geen moment spijt van mijn beslissing om als zelfstandig ondernemer aan de slag te gaan.
Begonnen met een aantal kleine opdrachten, waarna vervolgens grotere opdrachten volgden. Op dit moment zit ik op een opdracht in hartje Utrecht met de oude grachten op loopafstand. Een mooie maar intensieve opdracht. Wat ik de afgelopen twee jaar geleerd heb is dat ik nu weet waar mijn meerwaarde ligt en wat ik leuk vind om te doen. Organisaties naar een hoger niveau brengen om meer(werk)vreugde en resultaat te realiseren. Dit doe ik met behulp van administratieve automatisering maar ik ben er ook achter dat administratieve automatisering ook samenhangt met missie, visie en strategie. Administratieve automatisering gaat verder dan alleen het automatiseren van je administratieve processen. Het raakt je hele organisatie. Hier wil ik het dit keer met u over hebben.
We gaan over op nieuwe administratieve software roept de directeur van het bedrijf tegen zijn medewerkers. We gaan ervoor zorgen dat we meer doen met minder mensen. Zijn medewerkers kijken een beetje verontwaardigt naar de directeur en denken oké dat zal wel. Op dat moment heeft de directeur er geen idee van wat voor een impact de nieuwe software heeft op zijn organisatie en voor zijn medewerkers.
Administratieve automatisering is niet zomaar er iets. Heel vaak zie je dat de medewerkers de implementatie van het nieuwe softwarepakket er maar even bij moeten doen maar dat werkt niet. Op deze manier is de kans groot dat het project mislukt of dat na implementatie van het pakket er grote achterstanden zijn ontstaan met alle gevolgen van dien. De directeur moppert over het pakket dat het niet doet wat het volgens hem zou moeten doen en de medewerkers vinden dat het oude pakket beter was.
Maar in negen van de tien gevallen ligt de oorzaak van een mislukte implementatie bij de organisatie zelf. Ik werk veel met AFAS-software. Dit is een prachtig pakket waarin veel mogelijk is en sterk is in het automatiseren van administratieve processen. Je ziet alleen dat er in het voortraject en implementatietraject door organisaties onvoldoende tijd wordt genomen om na te denken over wat de impact ERP-software heeft op organisatie.
Ieder nieuw pakket vraagt om een aanpassing van de inrichting van je administratieve organisatie. Medewerkers zijn gewend om op een bepaalde manier te werken en willen met het nieuwe pakket op dezelfde manier blijven werken en willen ook graag dezelfde overzichten behouden en hier gaat het mis.
Er wordt te veel gekeken naar hoe dingen nu werken maar men moet meer kijken naar wat kan ik met de nieuwe software en hoe lopen mijn administratieve processen nu en wat moet ik aanpassen om de nieuwe software zo optimaal mogelijk te laten werken.
Als dit vooraf goed wordt bedacht en men investeert voldoende in extra handjes dan verloopt het implementatieproces veel beter en hoeft men achteraf niet extra te investeren in extra medewerkers om achterstanden weg te werken en optimalisaties door te voeren. Want goedkoop blijkt dan duurkoop te zijn om nog maar niet te spreken over frustraties die dit oplevert als er geen tijdige informatie beschikbaar is uit de nieuwe systemen.
Uw heeft misschien al een besluit genomen of gaat u binnenkort een besluit nemen om uw huidige administratieve software te vervangen en wilt na het lezen van dit artikel misschien advies. Neem dan contact met mij op en ik adviseer u graag over valkuilen die te voorkomen zijn. Want weet u, een gewaarschuwd mens telt voor twee.
Geniet van uw vakantie en wie weet spreek ik u binnenkort. In mijn volgende blog zal ik ingaan op de gevolgen van administratieve automatisering op uw missie, visie en strategie.
Heinkenszand, 18-07-2017
Rudie Grim.
Recente reacties